Orden de trabajo: plantilla gratis de reparación y mantenimiento para oficios
Lo hace Software de Oficios · Comprobado el 13 de noviembre de 2026 · Cómo lo hacemos · Fuente: RD 58/1988 (BOE)
La respuesta corta
Una orden de trabajo es el encargo que recibe el técnico antes de ir: qué hay que hacer, dónde, cuándo, con qué material y con qué prioridad. No es el parte: la orden dice lo que hay que hacer y el parte, firmado por el cliente, lo que se hizo. El camino completo es aviso → orden → parte → factura, y si es la reparación de un aparato en casa del cliente, antes va el presupuesto por escrito, salvo que el cliente renuncie por escrito.
Cada papel en su momento
¿Orden de trabajo, parte, presupuesto o albarán?
| Documento | Cuándo | Para qué | Quién firma |
|---|---|---|---|
| Presupuesto | Antes de aceptar el trabajo | Fijar precio y condiciones | Tú y el cliente, al aceptarlo |
| Orden de trabajo | Antes de ir | Decir al técnico qué hacer | Quien la emite y el técnico; también el cliente si renuncia al presupuesto |
| Parte de trabajo | Al terminar | Dejar constancia de lo hecho: horas y material | El cliente |
| Albarán | Al entregar material | Probar la entrega | Quien recibe |
| Factura | Al cobrar | Cobrar y declarar el IVA | No hace falta, salvo en la reparación de aparatos domésticos: fecha y firma del responsable (RD 58/1988, art. 5.1.5) |
Ejemplo rellenado
Así queda una orden de trabajo de un fontanero
| N.º y prioridad | OT-2026-014 · Urgente |
| Aviso del cliente | «Sale agua por debajo del fregadero y no para» |
| Trabajo a realizar | Localizar la fuga y reparar; dejar la cocina sin agua el menor tiempo posible |
| Técnico, fecha y franja | Luis · hoy, 16:00-17:00 |
| Material previsto | Latiguillo 3/8" × 1 · llave de escuadra × 1 · teflón |
| Riesgos y medidas | Cortar la llave general antes de abrir; mueble bajo con humedad: revisar el suelo |
| Desistimiento | Urgencia pedida por el cliente: no hay plazo de 14 días (art. 103.h) |
| Resultado | Hecho → parte n.º 31 firmado por el cliente → factura |
Ejemplo inventado, con la misma hoja de arriba. Si el aviso fuera una caldera con un código de error, mira qué significa en Saunier Duval F28 antes de ir.
Orden de mantenimiento
¿Y una orden de mantenimiento preventivo?
| N.º y prioridad | OT-2026-021 · Programada |
| Trabajo | Revisión anual de la caldera de la comunidad de vecinos |
| Puntos a revisar | Combustión, presión, vaso de expansión, evacuación de humos |
| Próxima revisión | Noviembre de 2027 |
| Resultado | Hecho → parte n.º 44 con las mediciones, firmado por el presidente |
Ejemplo inventado. Usa la pestaña «Mantenimiento» de la hoja de arriba. La frecuencia de cada revisión la marca el reglamento de cada instalación: compruébala en el tuyo.
De la llamada a la factura
¿Cómo se usa una orden de trabajo en un oficio?
- Entra el avisoAnota lo que cuenta el cliente con sus palabras y el teléfono de quien estará en el sitio.
- Prioridad y técnicoUrgente (sin agua, sin luz, fuga), normal o programada, como el mantenimiento de una comunidad de vecinos. Asigna técnico, fecha y franja.
- Material y riesgosLo que hay que llevar o recoger en el almacén y las medidas: cortar el gas, trabajo en altura, tensión.
- El técnico la cierra con el parteLo hecho, las horas, el material gastado y la firma del cliente. Si hace falta volver o un presupuesto, se anota.
- FacturaDel parte firmado sale la factura, sin volver a escribir nada si lo haces con una app. Qué apps lo hacen bien, probadas para fontaneros, electricistas y climatización.
Sin presupuesto
¿Y si el cliente no quiere presupuesto?
En la reparación de un aparato de uso doméstico, el presupuesto previo es un derecho del cliente, pero puede renunciar a él por escrito. Lo práctico es que firme esa renuncia en la propia orden de trabajo, con una frase clara y sin nada más alrededor (RD 58/1988, arts. 3.9 y 3.10.b), por ejemplo:
«Renuncio al presupuesto previo y autorizo la reparación.» Firma, nombre y fecha del cliente.
Si al reparar aparece una avería oculta, avísale cuanto antes; y si renunció al presupuesto y el extra pasa del 6 al 10 % del valor del aparato nuevo (según lo que cueste), tienes que volver a ofrecerle presupuesto (art. 3.10.b: 10 % si el aparato nuevo vale hasta 60,10 €, 8 % hasta 300,51 €, 6 % si vale más; la norma lo fija en pesetas). Algunas comunidades autónomas tienen su propia norma con más requisitos: mira la tuya.
Reparaciones a domicilio
¿Qué exige la norma si reparas aparatos en casa?
Si la orden es para instalar, reparar o mantener un aparato de uso doméstico (caldera, termo, aire acondicionado, electrodoméstico), se aplica el Real Decreto 58/1988 (art. 1.1). Ojo: es supletorio (disposición adicional 2.ª). Si tu comunidad autónoma tiene norma propia de reparaciones, se aplica esa, y el RD cubre lo que no regule.
- Presupuesto previo por escrito, con una validez mínima de 30 días (art. 3.1). El cliente solo puede renunciar a él de forma expresa, con un escrito de renuncia claro (art. 3.9). Hay que tenerlo listo en un plazo de 5 días hábiles como máximo (art. 3.7).
- Factura detallada: operaciones, piezas y tiempo de mano de obra, cada uno con su importe (art. 5.1). El desplazamiento va aparte, se cobra una sola vez y no se cobra si el cliente no está (art. 5.4). En el domicilio puedes cobrar un mínimo de 15, 30 o 60 minutos según el aparato aunque tardes menos (art. 5.2).
- Guarda los presupuestos y los resguardos al menos 6 meses (art. 3.12). El presupuesto lleva marca, modelo y número de serie del aparato (art. 3.2.3).
- Si el cliente pidió el presupuesto y no lo acepta, puedes cobrárselo, con un tope de 15, 30 o 60 minutos de tu tarifa por hora según el tipo de aparato (art. 3.5).
- Garantía de la reparación o la instalación: como mínimo 3 meses (art. 6.2), desde la entrega, y se pierde si otro manipula el aparato (art. 6.3).
Y si el cliente te llama para una reparación urgente, no puede desistir de ella después (ley de consumidores, art. 103.h). Sí podría hacerlo con los trabajos extra que no pidió o con las piezas que no eran recambio necesario. Un trabajo no urgente contratado fuera de tu local (en su casa, por teléfono o por WhatsApp) le da 14 días para desistir (art. 102). Para empezar antes, que te lo pida expresamente, sabiendo que, terminado el trabajo, pierde ese derecho (art. 103.a): en su casa, en papel firmado u otro soporte duradero (art. 99.3); por teléfono o WhatsApp basta la petición expresa (art. 98.8), aunque por escrito te sirve de prueba. Si desiste a medias después de pedirlo, te paga la parte hecha (art. 108.4); si no lo pidió así, no paga nada (art. 108.5). Y si no le informaste de su derecho a desistir, el plazo se alarga 12 meses (art. 105).
Una obra de reparación en la vivienda de un particular que la usa para sí puede ir al 10 % de IVA: vivienda terminada hace 2 años o más y material aportado de como mucho el 40 % de la base (Ley del IVA, art. 91.Uno.2.10.º). Vale también si el cliente es una comunidad de propietarios. Desde el 1-12-2026 (Real Decreto-ley 29/2026, convalidado el 12-11-2026) vale además para viviendas alquiladas como vivienda habitual, sea quien sea el casero, y en todos los casos el cliente tiene que pagar con tarjeta, transferencia, cheque nominativo o ingreso en tu cuenta: si paga en efectivo, 21 %. Si no se cumple, 21 %. Orientativo: no es asesoramiento legal ni fiscal.
RD 58/1988 (arts. 1, 3, 5, 6 y disp. adic. 2.ª), RDL 1/2007 (arts. 98, 99, 102, 103, 105 y 108) y Ley 37/1992 (art. 91, con el RDL 29/2026), comprobados en el BOE el 13 de noviembre de 2026.
Preguntas
Preguntas frecuentes
¿Qué es una orden de trabajo?
Es el encargo interno que dice a un técnico qué trabajo hacer, dónde, cuándo y con qué. Nace de un aviso del cliente o de un mantenimiento programado y se cierra con el parte de trabajo firmado.
¿Qué diferencia hay entre una orden de trabajo y un parte de trabajo?
La orden es lo que hay que hacer, antes de ir. El parte es lo que se hizo, con las horas, el material y la firma del cliente, al terminar. La orden la firma quien la emite y el técnico que la recibe; el parte, el cliente.
¿Qué tiene que llevar una orden de trabajo?
Número y prioridad, cliente y teléfono, dirección y contacto en el sitio, técnico, fecha y franja, lo que contó el cliente, el trabajo a realizar, el material previsto, los riesgos y el resultado al cerrarla.
¿Hace falta presupuesto antes de una reparación?
Si instalas, reparas o mantienes un aparato de uso doméstico (caldera, termo, aire acondicionado…), el cliente tiene derecho a un presupuesto previo por escrito (RD 58/1988, art. 3). Solo puede renunciar a él por escrito, con un texto claro que no le lleve a error (arts. 3.9 y 3.10.b): lo firma en la propia orden de trabajo. Si lo pidió y no lo acepta, puedes cobrarle el presupuesto: como máximo 15, 30 o 60 minutos de tu tarifa por hora según el aparato (art. 3.5). Si tu comunidad autónoma tiene norma propia, se aplica esa; el RD 58/1988 cubre lo que no regule.
¿Puede el cliente echarse atrás después de la visita?
Depende. Si te llamó para una reparación o un mantenimiento urgente, no (art. 103.h de la ley de consumidores), salvo por los trabajos extra o las piezas que no eran recambio necesario. Si el trabajo no es urgente y lo contratáis fuera de tu local (en su casa, por teléfono o por WhatsApp), tiene 14 días naturales para desistir (art. 102), 30 si la visita no la pidió él. Para empezar antes, que te lo pida expresamente, sabiendo que, terminado el trabajo, pierde ese derecho (art. 103.a): en su casa, en papel firmado u otro soporte duradero (art. 99.3); por teléfono o WhatsApp basta la petición expresa (art. 98.8), aunque por escrito te sirve de prueba. Si desiste a medias después de pedirlo, te paga la parte hecha (art. 108.4); si no lo pidió así, no paga nada (art. 108.5). Y si no le informaste de su derecho a desistir, el plazo se alarga 12 meses (art. 105).
¿Qué tipos de orden de trabajo hay?
En un oficio, tres: correctiva (una avería que hay que arreglar), preventiva (la revisión o el mantenimiento programado, por ejemplo la revisión anual de una caldera) y de obra (una tarea dentro de una reforma o una instalación). El formulario de arriba tiene una pestaña para cada una.
¿La orden de trabajo se puede hacer en el móvil?
Sí. Esta plantilla se rellena aquí y se guarda en PDF; una app de gestión, además, se la manda al técnico al momento y la convierte en parte y en factura sin volver a escribir.
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