Hoja de pedido a proveedor: plantilla gratis en Excel, Word y PDF
Lo hace Software de Oficios · Comprobado el 13 de noviembre de 2026 · Cómo lo hacemos · Fuente: Código de Comercio (BOE), Ley de morosidad (BOE)
La respuesta corta
Una hoja de pedido es el papel con el que encargas material a un proveedor: qué (marca, referencia y cantidad), para cuándo, dónde se entrega, a qué precio y cómo pagas. Abajo la rellenas en el navegador o la descargas en Excel, Word y PDF. Al recibirlo, reclama pronto: 4 días para faltas en bultos embalados y 30 para vicios internos (Código de Comercio, arts. 336 y 342). Y entre empresas pagarás como mucho a 60 días (Ley 3/2004, art. 4.3). Comprobado en el BOE el 13-11-2026.
Cada papel en su momento
¿Pedido, albarán o factura?
| Documento | Quién lo hace | Cuándo | Para qué |
|---|---|---|---|
| Hoja de pedido | Tú | Antes | Decir qué quieres, para cuándo y a qué precio |
| Confirmación de pedido | El proveedor | Al aceptarlo | Fijar precio, plazo y lo que no tiene |
| Albarán | El proveedor | Al entregar | Probar la entrega; tú lo firmas al recibir |
| Factura | El proveedor | Al cobrar | Cobrarte y declarar el IVA |
Del pedido a la factura
¿Cómo se pide bien el material de una obra?
- Pide con la referencia exactaMarca, modelo y referencia del catálogo, con la medida. «Grifo de lavabo» da para tres modelos distintos.
- Pide la confirmación por escritoPrecio, plazo y qué no tienen. Si algo va a tardar, mejor saberlo antes de quedar con el cliente.
- Al recibir, cotéjalo con el pedidoCuenta los bultos y abre lo que puedas. Lo que falte o llegue roto, anótalo en el albarán antes de firmar.
- Reclama en plazoFaltas o defectos de material embalado, en 4 días; vicios que no se ven, en 30 (Código de Comercio, arts. 336 y 342). Puedes elegir: deshacer la compra o que cumpla lo pactado (que te mande lo que falta o lo correcto), y en los dos casos pedir los daños (art. 336). Si el proveedor pide revisarlo en el momento de la entrega y firmas «conforme», ya no podrás reclamar faltas ni defectos de cantidad o calidad; lo que no se ve sigue teniendo 30 días (art. 342).
- Coteja la factura con el pedido y los albaranesPrecios, cantidades y descuentos pactados. Y paga en el plazo acordado, nunca más de 60 días.
Plazos que conviene saber
¿Qué plazos marca la ley al comprar material?
| Qué | Plazo | Dónde |
|---|---|---|
| Revisar al recibir | Si lo examinas y das conformidad, ya no reclamas lo que se veía | C. de Comercio, 336 |
| Faltas o defectos en bultos embalados | 4 días desde que lo recibes | C. de Comercio, 336 |
| Vicios internos (lo que no se ve) | 30 días desde la entrega | C. de Comercio, 342 |
| Vicios ocultos, compra para uso propio | 6 meses desde la entrega | C. Civil, 1490 |
| El proveedor te manda la factura | Antes de 15 días desde la entrega | Ley 3/2004, 4.1 |
| Pagar al proveedor, sin pacto | 30 días desde la entrega | Ley 3/2004, 4 |
| Pagar, con pacto | Como máximo 60 días | Ley 3/2004, 4.3 |
| Pagar tarde | Interés del BCE + 8 puntos (sin pacto) y 40 € fijos por costes de cobro | Ley 3/2004, 7 y 8 |
Los plazos del Código de Comercio son los de la compraventa mercantil: la de quien compra para revender con ánimo de lucro, «en la misma forma» o «en otra diferente» (art. 325). El material que instalas y facturas al cliente puede entrar ahí, así que lo prudente es reclamar en esos 4 y 30 días. Lo que compras para usarlo tú (herramienta, ropa, gasoil) no es mercantil (art. 326.1): rige el Código Civil, con 6 meses para los vicios ocultos (art. 1490). Orientativo: no es asesoramiento legal. Comprobado en el BOE el 13 de noviembre de 2026.
Ejemplo rellenado
¿Cómo queda el pedido de un baño?
| Material | Cant. | Nota |
|---|---|---|
| Plato de ducha de resina 80 × 120, blanco (ref. del catálogo) | 1 | Medir antes: el hueco es de 82 cm |
| Inodoro suspendido con cisterna empotrada | 1 | Cisterna y bastidor de la misma marca |
| Tubo multicapa 16 mm | 25 m | En rollo |
| Codos y tes de 16 mm | 12 | De presión, no roscados |
| Entrega en obra, C/ Sorní 14, Valencia · martes de 8:00 a 10:00 · recibe Luis | Pago a 30 días |
Ejemplo inventado: pedido PED-2026-014, para la obra del contrato de reforma de ejemplo. ¿Buscas un almacén? Mira el mapa de almacenes de Madrid.
Casos del oficio
¿Qué cambia según el pedido?
🏗️ Para una obra
Pon la obra en el pedido y la dirección de entrega. Avisa si hace falta grúa o subir a planta: suele cobrarse aparte. Programas que lo llevan por obra: para reformas.
🚐 Reponer la furgoneta
Un pedido fijo con lo que gastas cada semana. Al recibirlo, cotéjalo con el anterior y verás los cambios de precio. Apps con almacén en la furgoneta: para fontaneros.
📐 Pedido a medida
Mamparas, encimeras, puertas: confirma medidas por escrito. Pregunta antes si admiten devolución: lo hecho a medida no suele volver.
⏱️ Urgente
Di la hora límite y si aceptas un equivalente. Mejor un «llamadme antes» que un cambio de marca que el cliente no quiere.
Preguntas
Preguntas frecuentes
¿Qué es una hoja de pedido?
Es el documento con el que encargas material a un proveedor: qué quieres (marca, referencia y cantidad), para cuándo, dónde se entrega, a qué precio y cómo pagarás. Cuando el proveedor lo confirma, es la prueba de lo que se pactó, y con ella revisas luego el albarán y la factura.
¿Qué diferencia hay entre una hoja de pedido y un albarán?
El pedido lo haces tú antes, para pedir el material. El albarán lo hace el proveedor al entregarlo, y tú lo firmas al recibirlo. Si no coinciden (falta algo, otra referencia, otra cantidad), lo anotas en el albarán antes de firmar.
¿Es obligatorio hacer una hoja de pedido?
No: un pedido por teléfono o por WhatsApp también es un contrato; los contratos mercantiles valen «cualesquiera que sean la forma y el idioma», siempre que se puedan probar (Código de Comercio, art. 51). Pero por escrito queda claro qué pediste, a qué precio y para cuándo, y es lo que te permite reclamar si llega otra cosa o tarde.
¿Cuánto tiempo tengo para reclamar si el material llega mal?
Revísalo al recibirlo: si lo examinas y das conformidad, ya no puedes reclamar faltas o defectos que se veían (Código de Comercio, art. 336). En una compraventa mercantil, para faltas o defectos de material que llega embalado tienes 4 días desde que lo recibes (art. 336), y para vicios internos, 30 días desde la entrega (art. 342).
¿En cuántos días tengo que pagar al proveedor?
Entre empresas y autónomos (que cuentan como empresa, art. 2.a), si no se pacta otra cosa, 30 días naturales desde que recibes el material; por pacto se puede alargar, pero nunca más de 60 días (Ley 3/2004, art. 4). El proveedor tiene que mandarte la factura antes de 15 días desde la entrega (art. 4.1). Si se paga tarde, puede cobrar el interés pactado o, sin pacto, el tipo del Banco Central Europeo más 8 puntos (art. 7), y además 40 € fijos por costes de cobro (art. 8.1).
¿La hoja de pedido lleva IVA?
Puede llevar los precios con IVA para que sepas el total, pero el IVA que cuenta es el de la factura del proveedor. Si no sabes los precios, déjalos en blanco y que el proveedor los confirme.
¿Cómo numero los pedidos?
Con una serie propia y correlativa, por ejemplo PED-2026-001, y el nombre de la obra. Así encuentras cada pedido cuando llega el albarán y cuando cotejas la factura del mes.